In 2020 is STM een krachtige speler en een efficiënt en effectief werkende organisatie. Andere organisaties zoeken aansluiting bij STM.
STM bouwt sinds 2015 weer stevig aan haar reserves. Dit heeft te maken met een uitgestippeld beleid, het besparen op personeel, meer entreeopbrengsten (minder kortingen) en het redelijk gelijk blijven van additionele baten. In 2018 werd wel minder toegeschreven dan voorzien in de meerjarenbegroting. De personeelskosten waren hoger en er zijn meer investeringen gedaan.
Sinds 2015/2016 is het facilitair werken ingevoerd. De grootste kostenposten van STM zijn de nodige investeringen om achterstallig onderhoud weg te werken (automatiseringsinvesteringen) en personeelskosten. Deze kosten worden verderop toegelicht.
Facilitair werken
De nadruk lag in 2018 op verder professionaliseren, het inzetten op projectmatig werken en verdergaande automatisering. Bijvoorbeeld het koppelen van het boekingsprogramma van de receptie met de financiële administratie. Er is een softwareprogramma aangeschaft voor projectplanning, -budgettering en urenregistratie. De salarisadministratie heeft hiervan in 2018 al geprofiteerd. De telefooncentrale is in 2018 opnieuw ingericht, wat de (onderlinge) bereikbaarheid van de locaties zeer ten goede kwam. Inkomende gesprekken worden nu centraal door de telefonistes beantwoord.
De afdelingen Communicatie, Expositie & Educatie, Techniek & ICT en Financiën & Administratie werken bedrijfsbreed. Wat betreft in- en verkoop wordt frequent overleg gepleegd tussen locatiemanagers (van Museum Kaap Skil, de Oudheidkamer en de Vuurtoren) en hoofd Receptie & Restaurant van Ecomare.
Vanuit het Strategisch Plan en onze missie proberen we zo duurzaam mogelijk te werken. Ecomare heeft al jaren het gouden Green Key-keurmerk. Dit is na een intensieve keuring in 2018 weer verlengd. We verwachten dit in het voorjaar van 2019 ook voor Museum Kaap Skil te kunnen aanvragen.
Het duurzaam ondernemen uit zich binnen STM in:
Er zijn in 2018 twee nieuwe apparaten in gebruik genomen om de waterkwaliteit in het Zeeaquarium en de bassins te verbeteren: een trommelzeef en een eiwitafschuimer. De technische dienst heeft er veel aanpassingen aan gemaakt, waardoor ze helemaal voor onze omstandigheden geschikt zijn. In 2019 zal de chloorinstallatie geheel worden vernieuwd. We hoeven dan nog minder chloor te gebruiken en werken dan nog veiliger en milieuvriendelijker.
Er is een net rond het bruinvisbassin geplaatst. Hierdoor waait er nauwelijks nog zwerfafval of helmgras het water in, wat hun gezondheid ten goede komt.
MVO-beleid
Duurzaamheid is meer dan energiebesparing. STM vindt invulling van haar maatschappelijke taak ook belangrijk. Door het aanbieden van stageplaatsen en vrijwilligerswerk, samenwerking met de reclassering en met een sociale werkplaats. Maar ook samenwerking met Stichting de Traanroeier, Duikclub Texel en de dorpscommissie van Oudeschild. Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een belangrijk onderdeel in de Green Key-keuring.
STM wil een interessante en sterke partner zijn voor anderen (netwerkmuseum). In de toekomst hopen we dat meer musea en organisaties op Texel aansluiting bij ons zoeken. Het verder professionaliseren van het facilitair bedrijf is hiervoor een must. Met veel partijen wordt al doorlopend samengewerkt; deze samenwerkingen zijn van grote waarde. Een aantal samenwerkingsverbanden uit 2018:
Risicobeheersing
In het jaarverslag over 2016 zijn de belangrijkste risico’s van de stichting uiteengezet. Deze waren in 2018 nog actueel. Eind 2017 is in samenwerking met de preventiemedewerker een bedrijfsbrede RI&E uitgevoerd, op basis waarvan een gedegen plan van aanpak is ontwikkeld. Dit plan is besproken met het managementteam en een deel van de maatregelen uit dit plan van aanpak is in 2018 al doorgevoerd.
Risicomanagementsysteem
Eén keer per jaar zal intern het risicoprofiel van STM tegen het licht worden gehouden. Ook worden vanaf 2015 jaarlijks met de verzekeringsspecialist alle bedrijfsrisico’s besproken. Met behulp van zogenaamde kans-effect matrices wordt gekeken naar het verband tussen de kans en het effect van bepaalde risico’s. Vervolgens wordt door de directie per risico bepaald hoe om te gaan met het risico: vermijden, verminderen, overdragen/verzekeren of zelf dragen. In oktober 2018 is de verzekeringsportefeuille nog eens kritisch doorgenomen.
Verder wordt jaarlijks door de externe accountant tijdens de interim controle de administratieve organisatie onderzocht en de daarin verankerde maatregelen van interne controle.
Klachtenregeling
Stichting Texels Museum kent een procedure voor het omgaan met klachten van bezoekers, donateurs en andere belanghebbenden. Een korte klachtenregeling is op de websites te vinden. Alle klachten en opmerkingen worden geregistreerd bij het directiesecretariaat. Ook klachten via sociale media worden beantwoord en geregistreerd.
In 2018 ontvingen wij drie formele klachten en een viertal klachten via Facebook. Deze zijn adequaat afgehandeld. De medewerkers van de receptie van Ecomare hoorden aan het begin van het seizoen geregeld van buitenlandse bezoekers dat ze meertalige informatie missen, met name in de presentaties. Eenmaal leverde dit een klacht op. Meertaligheid in de informatie en de presentaties is in ontwikkeling, maar een blijvend aandachtspunt.