4.2 Verslag Raad van Toezicht

4.2 Verslag Raad van Toezicht

4.2 Verslag Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht (RvT) houdt toezicht op het functioneren en het beleid van de directie en benoemt, schorst en ontslaat de directeur. De RvT houdt toezicht op de algemene gang van zaken bij de Stichting Texels Museum en stelt de begroting, jaarrekening en beleidsplannen van STM vast. De leden van de RvT hebben inzicht en ervaring op bestuurlijk, organisatorisch, financieel, commercieel en/of juridisch gebied en kunnen op grond daarvan als klankbord fungeren voor de directie. De leden stellen zich onvoorwaardelijk achter de doelstelling van STM en beoefenen geen andere functies die als belangenverstrengeling kunnen worden aangemerkt. Daarnaast zijn zij goed geïntegreerd in de Texelse samenleving en hebben draagvlak bij relevante Texelse groeperingen. De leden van de RvT ontvangen een vaste onkostenvergoeding van € 1.500,- per kalenderjaar.

Vergaderfrequentie en focus

De RvT en de directeur hebben in 2018 in totaal zeven keer formeel met elkaar vergaderd. De RvT is enkele keren informeel bijeen geweest om de gang van zaken bij de STM op iets grotere afstand te bespreken.

Er is een jaaragenda voor 2018 opgesteld, met vergaderdata en vaste onderwerpen, waarbij de gekozen data gesynchroniseerd zijn met de beschikbare voortgangsrapportages op financieel gebied en andere resultaatgebieden. Naast deze onderwerpen is er tijdens de vergaderingen gesproken over de voortgang en risico’s van grote en nieuwe projecten, de verdere professionalisering van de organisatie (doelen en resultaten formuleren, meten en evalueren) en personeel.

Door ziekte is de directeur/bestuurder afwezig geweest van eind maart tot het einde van het jaar. De RvT heeft twee managementteamleden tot waarnemers benoemd, te weten Anneke Schrama en Albert Zandstra. Zij hebben zich met verve van hun taak gekweten en de organisatie in het juiste vaarwater verder gebracht. De afwezigheid van de directeur/bestuurder noodzaakte tot een intensiever informeel contact tussen de waarnemers en RvT.

De jaarrekening voor het verslagjaar 2017 is vastgesteld op 15 juni 2018.

Een overleg tussen de RvT en Ondernemingsraad vond plaats op 2 februari 2018. Onderwerpen die aan de orde kwamen waren de evaluatie van het strategisch plan en de cultuur en communicatie. Ook op 14 juni 2018 vond een gedachtewisseling plaats, dit keer tussen de voorzitter van de RvT en de OR waarin de algemene gang van zaken besproken is.

Gedurende het jaar is er geregeld individueel overleg geweest tussen de waarnemend directie, leden van het managementteam en individuele leden van de RvT over lopende zaken en het gevoerde beleid. De uitkomsten van die gesprekken zijn steeds gedeeld met de voltallige Raad.

Governance

Door het ondertekenen van de zogenaamde ‘Bijlage 12’ van het CBF, de toezichthouder goede doelen, onderschrijven de leden van de RvT en de directie van STM individueel en gezamenlijk de drie door het CBF geformuleerde principes van goed bestuur voor goede doelen en handelen zij daarnaar:

  1. De functiescheiding tussen uitvoeren, besturen en toezicht houden;
  2. Het continu verbeteren van effectiviteit en doelmatigheid bij het realiseren van de doelstellingen;
  3. Het optimaliseren van de relaties met belanghebbenden.

STM heeft in haar statuten de functie ‘toezicht houden’ (vaststellen of goedkeuren van plannen en het kritisch volgen van de organisatie en haar resultaten) duidelijk gescheiden van het ‘besturen’ dan wel van de ‘uitvoering’. STM wordt bestuurd door de directie, waarop toezicht wordt gehouden door de RvT. De RvT heeft een financiële auditcommissie ingesteld die onder meer toezicht houdt op het financiële verslaggevingsproces. De wettelijk voorgeschreven Ondernemingsraad levert vanuit het oogpunt van medezeggenschap een bijdrage aan een goed bestuur van STM.

Er is besloten om de huidige statuten van STM aan te passen, om deze verder in lijn te brengen met de Governance Code Cultuur. De verhouding tussen de RvT en de directeur is, voor zover niet in de statuten geregeld, vastgelegd in een reglement waarin de verantwoordelijkheden en taken zijn benoemd.

Er is een systeem in ontwikkeling voor de monitoring en evaluatie op alle relevante resultaatgebieden. met kwartaal- en jaarrapportages. Die rapportages vormen onder andere de basis op grond waarvan de RvT haar toezichthoudende taak kan uitvoeren, maar zijn ook een essentieel besturingsmechanisme voor STM.

Erkenning door het CBF
De organisatie voldoet aan de kwaliteitscriteria van het CBF en bezit de Erkenning voor goede doelen in Nederland. De kwaliteitseisen worden opgesteld door de onafhankelijke Commissie Normstelling, die bestaat uit leden die het belang van gevers, donateurs en de sector behartigen. De organisatie onderschrijft de Governance Code Cultuur en leeft de ‘Regeling Beloning Directeuren van Goede Doelen’ na.

Samenstelling van de Raad van Toezicht
De samenstelling van RvT is per de datum van het jaarverslag als volgt:

Dhr. R.W. Heutink (voorzitter), benoemd tot 5 december 2022
Organisatie, ondernemerschap, marketing

Andere functies:

  •      Directeur Heutink Bijvoorbeeld BV
  •      Lid Raad van Toezicht Open Schoolgemeenschap Bijlmer
  •      Lid Raad van Commissarissen NV Waterbedrijf Drenthe
  •      Redactiemedewerker CLOU, magazine for marketing research & digital analytics

Mw. A. van der Horst, benoemd tot 5 december 2022
Organisatie, HR

Andere functies:

  • Directeur Servicecentrum/Bedrijfsvoering Gemeente Alkmaar
  • Bestuurslid Stichting Texels Welzijn

Mw. A. Westbroek, benoemd tot 5 december 2022
Juridische zaken, governance

Andere functies:

  •       General Counsel Holland Casino N.V.

Dhr. F. Koster, benoemd tot 27 november 2019
Financiën

Andere functies:

  •       Bestuurslid Raad van Toezicht Landschap Noord-Holland
  •       Penningmeester bestuur Landschapsbeheer Nederland
  •       Penningmeester bestuur De12Landschappen
  •       Regent Johan Pieter Kuiper Fonds
  •       Penningmeester Raad van Toezicht Eurosite
  •       Lid beleggingscommissie Nationale Monumenten Organisatie

Rooster van aftreden
De in 2018 aftredende leden zijn herbenoemd voor een nieuwe termijn van vier jaar. Om de continuïteit te waarborgen is de RvT voornemens om één jaar voor het verstrijken van de tweede termijn van deze leden (dus eind 2021) een extra lid te werven met een organisatorisch/juridisch profiel. Het streven is de eind 2022 aftredende drie leden te vervangen door twee nieuwe leden, waarvan één met een financieel profiel.

De RvT dankt het personeel en met name beide waarnemers van de bestuurder/directeur voor hun enorme inzet, hun prestaties en de prettige samenwerking in 2018.