De Raad van Toezicht (RvT) houdt toezicht op het functioneren en het beleid van de directie en benoemt, schorst en ontslaat de directeur-bestuurder. De RvT houdt toezicht op de algemene gang van zaken bij Stichting Texels Museum en stelt de begroting, jaarrekening en beleidsplannen van STM vast.
De leden van de RvT hebben inzicht en ervaring op bestuurlijk, organisatorisch, financieel, commercieel en/of juridisch gebied en kunnen op grond daarvan als klankbord fungeren voor de directie. De leden stellen zich onvoorwaardelijk achter de doelstelling van STM en beoefenen geen andere functies die als belangenverstrengeling kunnen worden aangemerkt. Daarnaast zijn zij goed geïntegreerd in de Texelse samenleving en streven naar draagvlak bij relevante Texelse groeperingen. De leden van de RvT ontvangen een vaste onkostenvergoeding van € 1.700,- per kalenderjaar.
Governance
Door het ondertekenen van de zogenaamde ‘Bijlage 12’ van het CBF, de toezichthouder goede doelen, onderschrijven de leden van de RvT en de directie van STM individueel en gezamenlijk de drie door het CBF geformuleerde principes van goed bestuur voor goede doelen en handelen zij daarnaar:
STM heeft in haar statuten de functie ‘toezicht houden’ (vaststellen of goedkeuren van plannen en het kritisch volgen van de organisatie en haar resultaten) duidelijk gescheiden van het ‘besturen’ dan wel van de ‘uitvoering’. STM wordt bestuurd door de directie, waarop toezicht wordt gehouden door de RvT. De RvT heeft uit haar midden een auditcommissie ingesteld die onder meer toezicht houdt op het financiële gang van zaken en de verslaggeving daarvan. De remuneratiecommissie vult de werkgeversrol van de RvT in.
De wettelijk voorgeschreven Ondernemingsraad levert vanuit het oogpunt van medezeggenschap een bijdrage aan een goed bestuur van STM.
Er is besloten om de huidige statuten van STM aan te passen, om deze verder in lijn te brengen met de Governance Code Cultuur. De verhouding tussen de RvT en de directeur is, voor zover niet in de statuten geregeld, vastgelegd in een reglement waarin de verantwoordelijkheden en taken zijn benoemd.
Bestuursconflict
De gang van zaken in 2019 is in sterke mate gedomineerd door een slepend conflict tussen de directeur-bestuurder en de RvT. Het conflict heeft tot veel onrust geleid, zowel binnen de organisatie als daarbuiten.
Nadat een intensief en langdurig mediationtraject – dat erop gericht was de ernstig verstoorde verhoudingen te herstellen – niet tot resultaat leidde, heeft STM er uiteindelijk voor gekozen een ontbindingsverzoek in te dienen bij de kantonrechter. In de uitspraak van de kantonrechter op 6 september 2019, waarin het verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst met de bestuurder werd toegekend, werd de handelswijze en werden de standpunten van de Raad van Toezicht in vrijwel elk opzicht gesteund. De Raad heeft zich steeds gehouden aan de Governance Code en heeft voortdurend geopereerd vanuit het belang van STM.
Na de uitspraak kon daar waar nodig gestart worden met de reparatie van de beschadigde relaties. Met de benoeming van Bas van Spréw als interim-directeur is de eerste stap in die richting gezet.
De RvT heeft gedurende deze woelige periode constructief samengewerkt met de leden van het Management Team, de hoofden van afdelingen en de interim-bestuurders Albert Zandstra en Anneke Schrama. Hun steun was enorm belangrijk in deze onverkwikkelijke strijd en we zijn hen daarvoor zeer erkentelijk.
Vergaderfrequentie en focus
De RvT en de waarnemende directie hebben in 2019 in totaal zes keer formeel met elkaar vergaderd. Vanwege de hectiek en turbulentie is er met grote regelmaat informeel met elkaar overlegd.
Er is een jaaragenda voor 2019 opgesteld, met vergaderdata en vaste onderwerpen, waarbij de gekozen data gesynchroniseerd zijn met de beschikbare voortgangsrapportages op financieel gebied en andere resultaatgebieden. Naast deze onderwerpen is er tijdens de vergaderingen gesproken over de voortgang en risico’s van grote en nieuwe projecten, de verdere professionalisering van de organisatie (doelen en resultaten formuleren, meten en evalueren) en personeel.
In verband met de langdurige ziekte van de directeur-bestuurder heeft de RvT in 2018 twee managementteamleden tot waarnemer benoemd, te weten Anneke Schrama en Albert Zandstra. Zij hebben zich ook in 2019, waarin de directeur-bestuurder afgezien van de eerste weken niet in functie is geweest, met verve van hun taak gekweten en de organisatie zo veel als mogelijk op koers gehouden. Per 6 september 2019 is Bas van Spréw als interim-bestuurder aangesteld.
De relatie tussen de RvT en de OR is in 2019 ernstig geschaad. Overleg tussen beide partijen heeft geregeld plaatsgevonden, maar de agenda werd vrijwel geheel bepaald door het bestuursconflict.
Gedurende het jaar is er geregeld individueel overleg geweest tussen de waarnemend directie, leden van het managementteam en individuele leden van de RvT over lopende zaken en het gevoerde beleid. De uitkomsten van die gesprekken zijn steeds gedeeld met de voltallige Raad.
Er is een systeem in ontwikkeling voor de monitoring en evaluatie op alle relevante resultaatgebieden met kwartaal- en jaarrapportages. Die rapportages vormen onder andere de basis op grond waarvan de RvT haar toezichthoudende taak kan uitvoeren, maar zijn ook een essentieel besturingsmechanisme voor STM.
Erkenning door het CBF
De organisatie voldoet aan de kwaliteitscriteria van het CBF en bezit de Erkenning voor goede doelen in Nederland. De kwaliteitseisen worden opgesteld door de onafhankelijke Commissie Normstelling, die bestaat uit leden die het belang van gevers, donateurs en de sector behartigen. De organisatie onderschrijft de Governance Code Cultuur en leeft de ‘Regeling Beloning Directeuren van Goede Doelen’ na.
De samenstelling van RvT was in het jaar 2019 als volgt:
Dhr. R.W. Heutink (voorzitter), lid remuneratiecommissie, benoemd tot 5 december 2022
Organisatie, ondernemerschap, marketing
Andere functies:
Mw. A. van der Horst, voorzitter remuneratiecommissie, benoemd tot 5 december 2022
Organisatie, HR
Andere functies:
Mw. A. Westbroek, lid auditcommissie, benoemd tot 5 december 2022
Juridische zaken, governance
Andere functies:
Dhr. F. Koster, voorzitter auditcommissie, benoemd tot 27 november 2023
Financiën
Andere functies:
Rooster van aftreden
De in 2018 aftredende leden zijn herbenoemd voor een nieuwe termijn van vier jaar. Het in 2019 afgetreden lid is eveneens benoemd voor een nieuwe termijn van vier jaar. Vanaf 1 december 2019 heeft A. Westbroek wegens privé-omstandigheden niet meer deelgenomen aan de activiteiten van de Raad. Haar lidmaatschap is per 1 april 2020 beëindigd. Om de continuïteit te waarborgen is de RvT in 2020 gestart met de werving van twee nieuwe leden. Het streven is de Raad voor het einde van 2022 verder uit te breiden met één lid, zodat een zorgvuldige overdracht bij het einde van de termijn van R.W. Heutink en A. van der Horst geborgd is.
De RvT dankt iedereen die zich in het turbulente jaar 2019 met hart en ziel heeft ingezet voor het belang van de STM. Er is onder moeilijke omstandigheden veel gepresteerd, en we zijn er trots op daar een (bescheiden) steentje aan te hebben mogen bijdragen.